Overstappen op papierloos vergaderen heeft een positief effect op besluitvorming in vergaderingen. Daar zijn een aantal redenen voor.

Voorkom herhaling

Veel onderwerpen komen met enige regelmaat op de agenda terug. Niet omdat ze niet eerder aan de orde zijn geweest, maar omdat hetgeen erover is gezegd is weggezakt in het collectieve geheugen. Papierloos vergaderen brengt dit collectieve geheugen tot leven. Wie de juiste oplossing kiest, heeft een systeem waarin oude vergaderingen in de vorm van historische agenda’s en vergaderstukken, notulen, besluitenlijsten en actiepunten heel gemakkelijk doorzoekbaar en oproepbaar zijn.

Verminder procedures

Het draait bij een vergadering om menings- en besluitvorming. Toch gaat er veel tijd verloren aan het organiseren van de procedure om daartoe te komen. Veel agenda’s bevatten bijvoorbeeld onderwerpen waarover al overeenstemming bestaat, zonder dat de deelnemers dat (van elkaar) weten. Het samenstellen van een agenda kan ook veel tijd en afstemming vergen. Het bewaren, beheren, doorzoeken en terugvinden van vergaderstukken is voor veel deelnemers een tijdrovende bezigheid en een noodzakelijk kwaad. Papierloos vergaderen vermindert veel van dit soort procedure ruis. Vergaderen wordt veel makkelijker. Deelnemers hebben hun stukken beter beschikbaar, waardoor ze ze ook beter kunnen lezen. Agenda’s kunnen korter worden, doordat er al voor de vergadering keuzes gemaakt worden. En zo zijn er nog tal van voorbeelden te geven.

Bewaak taken

In veel vergaderingen worden afspraken gemaakt over wie wat doet. Vaak is later onduidelijk wat de status van taken is. Daardoor lopen besluiten vaak vertraging op. Een goed systeem voor papierloos vergaderen maakt het makkelijker om niet alleen taken toe te wijzen, maar ook te monitoren. Zo is veel duidelijker wat de status is en kunnen besluiten makkelijker genomen worden.