Het secretariaat ontlasten

Het beleggen van een vergadering is vooral een tijdsinvestering voor een secretaris of een secretaresse. Door papierloos te vergaderen kost het minder tijd om agenda’s op te stellen, vergaderstukken te distribueren of verslagen te maken. Updates of wijzigingen gaan er trouwens net zo makkelijk achteraan, dus geen verwarring meer over versies. Geen eindeloze sessies meer bij het kopieerapparaat. Vergeet het maken van stapeltjes of het vullen van enveloppen, alles gaat digitaal. Als er meerdere mensen bij de voorbereiding betrokken zijn, kun je samen werken aan één agenda. Alle commentaar en input komt overzichtelijk op één plek bij elkaar.

Efficiënter voorbereiden

Ook vergaderdeelnemers kunnen tijd besparen door papierloos te vergaderen. Dat kan al doordat het opzetten en bijhouden van een eigen ‘documentenadministratie’ overbodig wordt. Het beheersysteem zorgt ervoor dat alle documenten gestructureerd en overzichtelijk beschikbaar worden gesteld. Je hoeft je dus nooit meer af te vragen in welke map een bepaald vergaderstuk ook alweer zat: in een paar muisklikken of vingerbewegingen is het op het web of in de app (terug) te vinden.

Slimmer vergaderen

Papierloos vergaderen maakt het ook mogelijk om tijd te besparen tijdens de vergadering. Dat kan bijvoorbeeld door het delen van annotaties met elkaar. Hamerstukken of onderwerpen die eigenlijk nauwelijks discussie behoeven, kunnen zelfs al voor de vergadering worden afgehandeld. Zo blijft er tijdens de vergadering tijd over om te praten over wat echt aandacht vraagt. Of je bent een uur eerder aan de sluiting toe.