Overwegingen voor beslissers
Waarom zou je als organisatie ervoor kiezen om papierloos te gaan vergaderen? Hieronder zetten we de belangrijkste overwegingen op een rij.
Efficiëntie
- Papierverbruik daalt drastisch.
- Aantoonbare tijdswinst in het organiseren, voorbereiden en afhandelen van vergaderingen.
- Na de vergadering weet iedereen wat hij doen moet, want de actiepunten- en besluitenlijst is direct breed beschikbaar.
- Actiepunten- en besluitenlijsten direct invoeren in workflowsysteem.
- Eenvoudig stukken ter accordering distribueren.
- Ook gasten krijgen makkelijk relevante vergaderstukken door het aanmaken van een tijdelijke documentenbox.
Implementatie
- Binnen een week op te starten.
- Instructie van organisatoren in één dagdeel.
- Uitleg voor vergaderdeelnemers in één uur.
- Updates gaan automatisch en kosten geen downtime of supporttickets.
- Documenten ophalen en terugplaatsen in workflow- of documentmanagementsysteem kan met ieder systeem dat data uitwisselt op basis van XML (zoals Sharepoint, Hummingbird, Corsa, Decos en anderen).
- Koppeling aan eigen digitaal archief eveneens mogelijk.
Veiligheid
- Beschikbaar in onze veilige, private cloud, 24/7.
- Permanente controle en bewaking.
- Platform draait in Nederlandse datacentra, op verschillende locaties en maakt gebruik van diverse beveiligingstechnieken.
- Uitgebreide veiligheidspolicy als onderdeel van de samenwerkingsovereenkomst.
Investering
- Papierloos vergaderen wordt aangeboden als SaaS-dienstverlening op een online platform. Dat betekent dat het:
- na inrichting en instructie direct gebruikt kan worden en niet ‘draait’ op consultancyuren.
- beschikbaar is op basis van een maandelijkse licentiefee.
- geen beslag legt op interne servercapaciteit of ICT-ondersteuning.
- geen eigen initiële investeringen vergt.
- modulair is opgebouwd en er naast het basisplatform altijd uitbreidingsmogelijkheden zijn.
Nog meer voordelen
Bekijk ook de voordelen voor organisatoren en vergaderdeelnemers.
Vraag HIER de gratis demo aan, om te zien hoe wij jouw werk makkelijker en vergaderen efficiënter maken! Wij presenteren aan de hand van een aantal kerngegevens graag een transparant besparingsvoorstel.
