Vergaderstukken verzenden
Het versturen van vergaderstukken is niet langer een tijdrovende klus. Met papierloos vergaderen kies je de deelnemers, voeg je de agenda en bijbehorende vergaderstukken toe en druk je op de knop. Vanaf dat moment heeft elke vergaderdeelnemer zijn eigen vergaderset onder handbereik.
Stukken importeren
In veel organisaties komen documenten die bij vergaderingen behandeld moeten worden uit een Document Management Systeem (DMS). Ons platform kan documenten uit het DMS importeren en koppelen aan het betreffende agendapunt. Zo voorkom je dat je het overzicht over de bijlages en vergaderstukken verliest, en het bespaart je veel handmatig knip- en plakwerk.
Onze oplossing communiceert onder andere met de volgende DMS-en:
- Sharepoint
- HummingBird
- Corsa
- Decos
- Verseon
- en verder ieder systeem dat in staat is tot uitwisseling op basis van XML.
Nagekomen stukken
Natuurlijk zijn er regelmatig documenten die nog moeten worden nagezonden. Geen enkel probleem. Je selecteert de betreffende vergaderdeelnemers, het document in kwestie dat moet worden toegevoegd en de betreffende vergadering. Heb je op de knop gedrukt, dan komt het document netjes bij alle andere vergaderstukken terecht en is het gekoppeld aan het betreffende agendapunt.
Stukken terughalen?
Er zijn situaties waarin je zou willen dat je een stuk nog niet verzonden had. Met ons platform is dat geen probleem. Je kunt ze net zo makkelijk intrekken als verzenden.
Bestuurslid vertrokken?
Bestuursleden wisselen met grote regelmaat. Een van de voordelen van papierloos vergaderen is dat je een documentenbox kunt leegmaken en afsluiten als een bestuurslid zijn functie neerlegt.
