Hoe werkt papierloos vergaderen?

Papierloos vergaderen gaat om het slim organiseren van het hele vergaderproces. Het helpt je om vergaderingen te plannen, agenda’s aan te maken, vergaderstukken te beheren, verslagen op te stellen, opvolging te bewaken en documenten te distribueren en te archiveren.

Secretaris of secretaresse: online beheersysteem

Ben je secretaris of secretaresse? Voor jou is een slim centraal beheersysteem van belang. Daarin beheer je deelnemers, agenda’s, vergaderstukken, documenten, verslagen, actiepunten en hou je controle over toegankelijkheid van alle informatie.

Vergaderdeelnemers: persoonlijke documentenbox & vergader-App

De iPad is een hulpmiddel voor vergaderdeelnemers bij papierloos vergaderen. Via een vergader-App op hun iPad hebben ze toegang tot hun eigen digitale persoonlijke documentenbox. Er zijn allerlei App’s voor papierloos vergaderen te vinden. Een goede App werkt samen met een centraal beheersysteem voor vergaderingen.

Al je stukken altijd veilig beschikbaar

Niemand wil dat vergaderstukken of andere documenten toegankelijk raken voor onbevoegde ogen. Daarom is veiligheid bij papierloos vergaderen van levensbelang. Tegelijk willen we dat het beleggen, voorbereiden en verslaan van vergaderingen een stuk makkelijker gaat. Dat vraagt om toegankelijkheid via veel verschillende wegen. Een goede oplossing voor papierloos vergaderen combineert deze toegankelijkheid daarom met optimale veiligheid.

Communicatie centraal

In veel organisaties wordt gewerkt met Document Management Systemen of Workflow Management Systemen die een belangrijke bron vormen voor vergaderdocumenten zoals rapporten, voorstellen of memo’s.

Ons platform is zo gebouwd dat het optimaal communiceert met de meeste van dit soort systemen.Ons platform haalt documenten eenvoudig op en levert ze voorzien van annotaties weer netjes terug aan de verschillende systemen.

Daarbij kunnen ook alle rechten-instellingen worden overgenomen, zodat elke deelnemer de informatie krijgt die ook voor zijn ogen bestemd is.

• Sharepoint
• HummingBird
• Corsa
• Decos
• Verseon
• en verder ieder systeem dat in staat is tot uitwisseling op basis van XML.