Vergaderen met iPad is makkelijk

Vergaderen met een iPad biedt heel veel voordelen. Denk alleen maar aan het feit dat je altijd alle vergaderstukken bij de hand hebt, ook die van vorige vergaderingen. Er zijn allerlei oplossingen beschikbaar. Het grootste voordeel haal je als je papierloos vergaderen vanaf het begin goed regelt. Iedereen een iPad geven, is niet hetzelfde als slim beginnen met papierloos vergaderen.

Doordacht aanpakken

Voor je begint aan papierloos vergaderen met een iPad is het verstandig om een aantal dingen goed te doordenken. Door te kiezen voor een systeem dat centraal alle vergaderstukken beheert, distribueert en archiveert voorkom je dat iPads binnen de korste keren vol staan met een onoverzichtelijke bende documenten.

Centraal beheer

Een goede oplossing voor papierloos vergaderen wordt door de secretaris of de secretaresse beheerd. In zo’n centrale omgeving plan je vergaderingen, stel je agenda’s op, nodig je deelnemers uit, beheer je alle stukken en zorg je dat alle deelnemers voorzien zijn van alle noodzakelijke documenten en informatie.

Tegelijk kun je vanuit een centrale beheeromgeving ook stukken terugtrekken of vergaderdeelnemers afsluiten als ze niet meer in (bijvoorbeeld) het bestuur zitten. Een stuk veiliger en zo voorkom je bovendien dat documenten overal gaan rondslingeren.

Een goede App

Een goede vergader-App heeft de volgende eigenschappen: hij geeft vergaderdeelnemers de mogelijkheid om alle benodigde documenten te ontvangen, te lezen en te annoteren, ook als er later nieuwere versies komen van agenda’s of andere vergaderstukken. Daarnaast zorgt een goede App ervoor dat het beheer van de documenten centraal geregeld kan worden. Daarmee houd je de documentenstroom beheersbaar. Ten slotte maakt een goede App interactie tussen vergaderdeelnemers mogelijk, met name tijdens de voorbereiding van een vergadering

Veelgestelde vragen over de iPad en papierloos vergaderen

• Is een iPad geschikt voor ouderen?

Antwoord: Ja, iPads blijken juist bij ouderen bijzonder in de smaak te vallen omdat ze zo eenvoudig in gebruik zijn en je er eigenlijk niets ‘fout’ op kunt doen.

• Leidt een iPad niet teveel af?

Antwoord: Dat kan, de voordelen zijn echter groter dan dat nadeel. Het heeft veel te maken met duidelijke afspraken en het nut van de vergadering. Een iPad maakt de noodzaak om inhoudelijk zinvol te vergaderen groter en vraagt om de ontdekking en ontwikkeling van nieuwe vergadermores.