De kracht van papierloos vergaderen zit hem in de voorbereiding en afhandeling van vergaderingen.
Papierloos vergaderen: bespaar papier, geld en veel tijd!
Bij papierloos of digitaal vergaderen gebruik je geen papieren agenda’s, notulen, actiepunten- en besluitenlijsten meer. Samen met vergaderstukken zoals ingekomen brieven, voorstellen, rapporten, beleidsdocumenten en notities zijn al deze documenten digitaal beschikbaar op een iPad, een andere tablet of desnoods op een laptop.
Het meest zichtbare effect van papierloos of digitaal vergaderen is dus het ontbreken van papier (of in ieder geval het drastisch verminderen daarvan). Maar de kracht van papierloos of digitaal vergaderen zit hem vooral in de voorbereiding en afhandeling van vergaderingen. Wie het slim aanpakt bespaart daarom niet alleen papier en geld, maar vooral ook heel veel tijd.
Op dit moment komen deelnemers aan papierloze of digitale vergaderingen nog gewoon bij elkaar. In de toekomst is het heel goed denkbaar dat papierloos of digitaal vergaderen ook wil zeggen dat vergaderdeelnemers niet meer fysiek in dezelfde ruimte aanwezig zijn. Dan nemen digitale schermen niet alleen de rol van papier over, maar verzorgen ze ook de digitale “aanwezigheid”.
Misverstanden rond papierloos vergaderen
- Misverstand 1: een iPad is noodzakelijk
Nee, een iPad is niet persé noodzakelijk. Je kunt bijvoorbeeld ook een laptop gebruiken. Maar een iPad is wel heel gebruiksvriendelijk, én biedt de specifieke extra mogelijkheden die voor papierloos vergaderen zijn ontstaan. Bijvoorbeeld: makkelijk meenemen, comfortabel lezen, digitaal annoteren en interactief voorbereiden.
- Misverstand 2: elke App is goed
Er zijn verschillende Apps in omloop die beloven dat je er papierloos mee kunt vergaderen. Maar er is veel kaf onder het koren. Een goed systeem voor papierloos vergaderen heeft een online beheeromgeving waarmee de App van iedere vergaderdeelnemer verbonden is en communiceert.
- Misverstand 3: als ik maar kan annoteren
Annoteren – het maken van aantekeningen in agenda’s, vergaderstukken en andere documenten – is heel belangrijk. Maar het wordt pas echt handig als je die annotaties ook kunt delen en als die annotaties bewaard blijven als er documenten geupdate worden. Anders kom je alsnog binnen de kortste keren om in de verschillende versies. Met andere woorden: een goede oplossing voor papierloos vergaderen gaat verder dan alleen het versturen van digitale documenten naar een documentenbox of iPad. Het regelt ook het delen en bewaren van annotaties en het versiebeheer van documenten.
